Flora van den Berg, hoofd bedrijfsvoering
Verhalen uit de praktijk
‘De onzichtbare kracht van de organisatie’
Flora van den Berg is interim hoofd bedrijfsvoering bij het NIFP. Vooruitlopend op haar vertrek wordt de vacature nu opengesteld. Hoe ervaart Flora deze functie? ‘Uniek sellingpoint van deze functie is dat het hier echt gaat om de brede bedrijfsvoering, van dakbedekking tot doorontwikkeling, en van specifieke actiepunten tot strategische casuïstiek. Alle PIOFACH-onderdelen komen binnen de bedrijfsvoering aan bod, of het nu gaat om financiën, HR, huisvesting, Arbo of audits, het komt allemaal voorbij.’
Het NIFP
‘De brede bedrijfsvoering is in veel bedrijven hetzelfde. Het unieke van het NIFP is dat deze binnen DJI haar eigen identiteit met een eigen besluitvorming heeft. Hierdoor schakel ik in de rol van hoofd bedrijfsvoering over meerdere schijven. Vlot besluiten kunnen nemen, snel iets goed organiseren en de korte lijntjes zijn heel prettig. Daarnaast is het NIFP een complexe organisatie die werkt vanuit een missie ‘Advies en zorg voor een veilige en humane samenleving’, een bijzondere context.'
Afdeling bedrijfsvoering
Als manager geef ik leiding aan de afdeling bedrijfsvoering. We zijn faciliterend en verbindend en heel divers maar het mooie is wel dat iedereen zijn eigen expertise heeft met een hoge mate van professionele autonomie. De aard van bedrijfsvoering is dat mensen vaak verspreid zitten waarbij 30% op kantoor genoeg is en dat kantoor kan overal staan.
Vanuit onze expertise gaan we voor goud maar soms moet je ook even naar zilver of brons kijken. In onze jaarkalender, een levend document, kijken we per maand naar de speerpunten en werken we actief aan onze rolduidelijkheid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onze collega’s van informatiebeveiliging en privacy die in een roadshow langs de verschillende diensten gaan om uit te leggen wat het vakgebied inhoudt, en ook wat ze van dat vakgebied kunnen verwachten.
Rol en taken hoofd bedrijfsvoering
In mijn rol als interim hoofd bedrijfsvoering ervaar ik een hoge mate van autonomie. Er zijn diverse onderwerpen waaraan ik een bijdrage lever zoals de planning en controlcyclus, het strategisch personeelsplan en innovatie en ontwikkeling. Je hebt doelstellingen voor al die producten en diensten, maar ook voor bedrijfsvoering zelf, en hierbij streven we naar uniformiteit. Een flinke klus waar ik gelukkig niet alleen voor aan de lat sta, ik kan rekenen op mijn collega-leidinggevenden en professionals bij de diensten. We gaan vanuit het hoofdkantoor niet voorschrijven wat zij moeten rapporteren maar geven hen ruimte om ambities binnen het haalbare te stellen.
De ontwikkeling van het proces op de Pro Justitia rapportage is een onderwerp waaraan ik een bijdrage lever. De krapte op de arbeidsmarkt en een altijd aanwezige werkvoorraad vraagt om veel afstemming tussen het OM en het NIFP. Vanuit bedrijfsvoering zit hem dat met name in de voorwaarden zoals de tarieven en normeringen voor de rapporteurs, en de bijbehorende convenanten.
Verder neem ik deel in de stuurgroep IB & privacy, samen met allemaal vakgenoten vanuit DJI, met daardoor een brede agenda. Goed om te weten waar andere organisatieonderdelen mee bezig zijn op het gebied van privacy, dat zet ook vaak je eigen processen in een ander licht.
Als accounthouder heb ik elke maand overleg met de HR-adviseurs en de HR-relatiemanager. In dit overleg stemmen we maatwerk vanuit HR voor de organisatie af, en bespreken we de voortgang op de standaarddienstverlening. Hierbij gaat het niet alleen over afdeling bedrijfsvoering maar over het hele NIFP, bijvoorbeeld over de CAO-vergelijking voor de psychiaters die het NIFP in dienst heeft.
Weet hoe de hazen lopen
‘Over de producten en diensten van het NIFP is genoeg informatie beschikbaar om je in te lezen. Maar de interne cultuur, het krachtenveld en specifieke vraagstellingen moet je echt in de praktijk ervaren. Na ongeveer een half jaar krijg je door hoe de hazen lopen binnen het NIFP. Het is een unieke organisatie die je nergens anders vindt met natuurlijk ook een aantal managementlagen maar tegelijkertijd heb je hele korte lijnen.’
Mijn opdracht als interim hoofd bedrijfsvoering is het huis op orde te brengen en voor een solide fundering te zorgen. Voor nu zijn we bezig met de planning en control. Met de managers en de bussinescontrollers kijken we naar een uniforme wijze van rapporteren aan de hand van het jaarplan. Drie keer per jaar daar leggen we via de directeur verantwoording af aan het hoofdkantoor DJI. Ook is er progressie in de aanpak van ICT-projecten waaronder de vervanging van één van de belangrijkste procesondersteunende systemen. De bijbehorende roadmap zal mijn termijn overstijgen, maar mijn opvolger kan erop rekenen dat er een gedegen afgestemde planning ligt om op door te pakken.
Als de fundering staat is het tijd om aan de slag te gaan met de doorontwikkeling. Als we de missie en visie erbij pakken hoe gaat het NIFP zich dan de komende periode en voor de langere termijn zich bewegen? En hoe ga je die beweging dan vanuit bedrijfsvoering faciliteren? Waar leg je de nadruk op en wat moet misschien wat minder? Een mooie uitdaging voor mijn opvolger!'